Samenwerken met een virtual assistent, waar moet je aan denken?

Samenwerken met een virtual assistent
Gaan samenwerken met een virtual assistent is een grote stap. De meeste (online) ondernemers kennen het begrip VA wel. VA is de afkorting voor virtual assistent. Een professional die vanuit huis of eigen werkplek voor/met jou aan het werk gaat. Toch is het voor sommige een hele stap om er 1 in te huren.
Het wordt gezien als een verantwoordelijkheid, want hey je moet hem/haar wel gaan betalen. Toch is het inhuren van een VA heel anders dan dat je iemand in loondienst aanneemt.

Bedenk dit voor je gaat samenwerken met een virtual assistent:

  • Wat wil je precies uitbesteden, hoeveel tijd kost het jou?
  • Weet jij hoeveel tijd je kwijt bent met al je taken?
  • Hoeveel tijd ben je nodig om je sociale media goed neer te zetten?
  • Hoeveel tijd ben je kwijt met het posten van blogs of het versturen van nieuwsbrieven?
  • Het uitwerken van teksten, ondertitelen van video’s, beantwoorden van mails, overige administratie?
Wat zijn de dingen die jij graag zou willen uitbesteden, omdat het je te veel tijd en of moeite kost of simpel weg omdat je het gewoon totaal niet leuk vindt om ermee bezig te zijn.

Wat levert het je op in tijd en energie als gaat samenwerken met een virtual assistent?

Schrijf voor jezelf op hoeveel tijd jij daar dagelijks/wekelijks of maandelijks mee kwijt bent en sta dan even stil bij hoe het zou voelen voor jou, als je die tijd daar niet meer aan hoeft te besteden!
samenwerken met een virtual assistent doe je zo

Hoe werkt dat nou, samenwerken met een virtual assistent?

Een VA is (veelal) een zzp’er die zelf onderneemt. Er is dus geen sprake van een vast dienstverband. De samenwerking is meestal per maand opzegbaar, dit kan per VA wel verschillen. De meeste VA’s bieden verschillende mogelijkheden aan. Er zijn bijvoorbeeld meerdere betaalmogelijkheden zoals:
  • Op basis van losse uren
  • Met een strippenkaart
  • Op projectbasis
  • Met een pakket op maandbasis
Je betaalt voor wat je afneemt en zit niet vast aan extra kosten zoals:
  • Kosten voor het creëren van een werkplek
  • Kantoorspullen
  • Verzekeringen
  • Ziekteverzuimkosten
  • Vervoerskosten
Al kan het zijn dat je graag wilt dat de VA soms naar je toekomt dan zitten hier wel kosten aan verbonden, kijk hiervoor naar de voorwaarden van de onkostenvergoeding die de VA hanteert. Je gaat een samenwerking aan, je neemt een VA niet in dienst.

Hoe ziet samenwerken met een virtual assistent eruit?

Er wordt een overeenkomst gemaakt.

Je gaat een samenwerkingsovereenkomst aan, of een je krijgt een opdrachtbevestiging. Hier staan alle voorwaarden en wettelijke verplichtingen in waar de VA aan moet voldoen. Ook staat hierin verwerkt wat er is afgesproken aan werkzaamheden, tijd en de vergoeding die is afgesproken.
Overeenkomst maken

Zorg voor een vlotte communicatie.

Spreek af hoe je graag wilt dat de communicatie loopt, een VA zal duidelijk aangeven welke dagen en tijden hij/zij voor je werkt en geeft ook aan wat hij/zij zelf prettig vindt als manier van communiceren. Wil je via de mail contact, via whatsapp of ben je meer van het (video)bellen? Alles is vaak wel mogelijk. Bespreek ook hoe vaak je contact wilt. De ene wil wekelijks wel even bellen de andere vindt het prima dit 1x per 2 weken te doen een VA zal zich aanpassen aan jou als opdrachtgever.

Toegang voor tools en programma’s zijn nodig.

Het ligt er helemaal aan wat je wilt uitbesteden, waar je de VA dan toegang toe moet bieden. Met welke tools werk je? Hoe wil je je informatie delen? Alles via de mail of via bijvoorbeeld Dropbox in een gedeelde map. Denk hierover na en bespreek dit samen.

Zorg voor een evaluatiemoment.

Hou er rekening mee dat het even duurt voordat je samen helemaal op elkaar bent ingespeeld. Helemaal als je voor het eerst een VA gaat inhuren. Omdat je niet direct samenwerkt maar digitaal/online kan het iets langer duren om een band op te bouwen. Geef aan wat je nodig bent, wat je verwacht en wat je wel en niet prettig vindt in de samenwerking. Een goede VA zal hetzelfde naar jou toe doen.
Doordat het wat minder persoonlijk kan voelen alleen maar online (dit hoeft niet, is per persoon verschillend) is het goed om 1x in de zoveel tijd wel samen af te spreken. Ga een keer lunchen en leer elkaar kennen, helemaal bij langere samenwerkingen is dit goed en word dit vaak als prettig ervaren van beide kanten. Bespreek dan hoe de samenwerking gaat, tevreden?
Top! Niet tevreden, je zit niet aan elkaar vast en kunt er dus ook voor kiezen om de samenwerking te stoppen. Soms is de klik er toch niet helemaal, er zijn vele VA’s ga op zoek naar 1 die bij jou past en wees daar eerlijk in naar jezelf en naar de VA.
Kennismaken

Maak kennis met verschillende VA’s voor je een samenwerking start!

Als je er dus over denkt om een VA in te huren, ga eens in gesprek. Dan bedoel ik niet ga sollicitatiegesprekken voeren. Al snap ik heel goed dat het snel zo wordt genoemd, je gaat ten slotte voor je bedrijf iemand aannemen. MAAR een VA is ook een ondernemer en jij wordt de klant. Steek het gesprek dus meer in als een kennismaking of een interview die 2 kanten opgaat.
Het is namelijk belangrijk dat het van beide kanten klikt! Het moet niet alleen voor jou goed voelen ook voor de VA is het belangrijk dat hij/zij de klant goed kan helpen en ondersteunen. Er moet dus echt een wederzijdse klik zijn.
Mocht dit niet het geval zijn, zegt dit niks over de professionaliteit of kennis/kunde van jou of de VA. De samenwerking moet gebaseerd zijn op wederzijds vertrouwen, veiligheid om elkaar te kunnen aanspreken op dingen en heel belangrijk voor mij persoonlijk is bijvoorbeeld, ook met elkaar kunnen lachen. Om het mooi te omschrijven, kijk of jullie kernwaarden op elkaar aansluiten 😉
samenwerken met een virtual assistent als Mideva

Waarom zou je taken uitbesteden aan een VA?

Minder werkdruk voor jou

Al die taken die jou veel tijd, moeite of energie kosten besteed je uit. Je hoeft je er niet meer druk om te maken, want ze worden opgepakt en uitgevoerd. Je kunt ze dus voor een groot deel uit je systeem halen.

Je betaalt alleen voor datgene wat je nodig hebt

Ben je voor 2 uur per week iemand nodig neem je daar een pakket voor af, is het meer dan een hoger pakket is het minder kun je ook kiezen voor een strippenkaart of losse uren. Je betaalt alleen voor de uren en geen extra bijkomende kosten.

Meer werk in veel minder tijd

Een VA is een professional, het werk is in minder tijd gedaan dan dat jij ermee kwijt bent. Omdat jouw bijzaken de hoofdzaken zijn van een VA en laten we eerlijk zijn tijd = geld! Jij houdt meer tijd over voor andere zaken. Dit kan ook gewoon extra vrije tijd voor jou betekenen!
Focus

Jij kunt je focussen op je core business

Jij kunt meer tijd besteden aan de dingen in je business die je wel leuk vindt, meer focus op je klanten. Meer focus op dat waar je omzet vandaan komt, of tijd om nieuwe ideeën te bedenken.

Je bedrijf kan sneller groeien

Alleen kun je veel, samen kunnen we veel meer zeg ik altijd. Als je wilt groeien moet je niet alles alleen willen doen, want als je groeit komen er steeds meer en andere dingen bij. Een VA neemt daarbij niet alleen taken van je over, hij/zij denkt ook mee in de groeimogelijkheden binnen je bedrijf en geeft advies. Samen sparren kan heel prettig zijn. Als ondernemers zitten we allemaal in onze eigen bubbel en het kan heel verhelderend zijn om iemand met een andere bril naar je ideeën te laten kijken.

Grotere en betere zichtbaarheid

Het draait allemaal om know/like/trust toch? En hoe meer je van jezelf laat zien hoe meer potentiële klanten zich zullen gaan herkennen in wat je aanbiedt. Actief zijn op sociale media kost alleen heel veel tijd, aandacht en een lange adem. De resultaten zijn namelijk veelal niet direct zichtbaar. Consequent zijn hierin is erg belangrijk en tijdrovend. Besteed het uit aan je VA, die zorgt dan voor je sociale media zodat jouw zichtbaarheid consequent is.

Professionele hulp

Voor de VA ben jij de klant een virtual assistent zal er dus altijd naar streven om goede resultaten te behalen voor jou. Kwaliteit is erg belangrijk. Succes in jouw bedrijf is succes voor hem/haar. De reputatie van de VA is namelijk afhankelijk van de service die hij/zij verleent.

Samenwerken met een virtual assistent doe je niet zomaar, maar het biedt zoveel mogelijkheden. Investeren in je bedrijf en jezelf is altijd spannend, kijk naar wat het je oplevert als je het wel zou doen en niet alleen wat het je kost. Soms kost het je namelijk meer door het niet te doen. Is het dat waard? Dan doen!

Wil je graag zelf taken uitbesteden?

Neem dan nu vrijblijvend contact met me op via onderstaande knop en dan maken we even kort kennis om te kijken of we elkaar verder kunnen gaan helpen.

Delen met:


Related Articles

Hoe gebruik je sociale media voor je bedrijf?

Sociale media kan je op meerdere manieren gebruiken voor je bedrijf. De meeste ondernemers, coaches, online experts en sociale media experts zijn van mening dat dit een “zuiver” marketingkanaal is en dat je heel gemakkelijk kan verkopen via deze weg.

Delen met:


Waardoor laat je heel wat geld en goede seks liggen? De 5 valkuilen.

Je seksleven is een spiegel voor de rest van je leven. En dus ook voor je bedrijf. How you do one thing is how you…

Delen met:


Je missie en visie ontdekken in 5 stappen?

Je missie en visie ontdekken is belangrijk wanneer je een business wil starten. Zeker wanneer je een online business wil gaan opzetten. Je moet echt…

Delen met:


Hoe kan je efficiënter mailen? 5 praktische tips

Herken je dat? Een e-mail valt in je Postvak In en die staat vol met uitroeptekens en een dwangmatige oproep tot reageren. Wat doet dat…

Delen met:


Ondernemen en emoties

Het is niet te miskennen maar ondernemen en emoties zijn onvermijdelijk! Het moment dat je kiest om als ondernemer te starten geeft een bepaalde energie…

Delen met:


Responses

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *